Voy a plantear unas cuestiones muy claras:
Existen muchas empresas con síndrome de Estocolmo de las hojas excel. Piensan que no pueden vivir sin ellas y que son una herramienta indispensable. Pero realmente la información que contienen y de la que dependen muchas decisiones está secuestrada porque acceder a ella para obtener conclusiones valiosas requiere mucho trabajo duro e ineficiente. Esto no pretende ser una crítica abierta a este tipo de programas. Son muy útiles para realizar cálculos de manera muy rápida, pero no son una herramienta de gestión. Si la gestión de su empresa depende de ellas sencillamente no tiene el control de su compañía.
Muchas pequeñas y medianas empresas no tienen capacidad para contratar un ERP tipo SAP pero es que tampoco lo necesitan. Estos programas mastodónticos están pensados para empresas grandes donde los procesos están bien definidos y su estructura se fragmenta en múltiples delegaciones o centros de trabajo que necesitan compartir información a tiempo real. Las pymes inicialmente comienzan a controlar sus procesos de gestión de manera casi artesanal y para ello recurren a las hojas de cálculo, herramientas sencillas de utilizar y que inicialmente son muy prácticas. Pero cuando el volumen de información aumenta se convierten en un callejón sin salida. Con el tiempo nos encontramos con procesos muy sensibles a los errores humanos, con varias personas tecleando una y otra vez la misma información y realizando excavaciones arqueológicas en los datos cada vez que necesitamos extractar información para tomar alguna decisión. En definitiva, para saber cómo marcha nuestra empresa dependemos de las personas que manejan estos datos y los informes llegan tras muchas horas de trabajo repetitivo, manual y tedioso. Y casi siempre demasiado tarde o de manera incorrecta.
¿Cual es la alternativa? El software a medida. Desde el punto de vista del coste, este tipo de proyectos hay que planteárselo como un puesto de trabajo más a corto plazo. Sin embargo, si podemos asumirlo, a medio plazo no sólo proporcionará un sistema informático eficiente y práctico, sino que el propio proceso de auditoría y consultoría que implica ayudará a optimizar y ordenar todos los procesos de la compañía. En pocos meses verá al personal de gestión más motivado, realizando tareas más creativas y productivas en lugar de meter los mismos datos una y otra vez. Podrá reducir la plantilla o dedicar a estas personas a tareas de valor añadido pero lo más importante. Recuperará el control de su compañía porque tendrá la información que necesita de manera automática, directa y sin intermediarios.
Para terminar volvamos al comienzo. ¿Contrataría usted a usted a un trabajador que rindiera 24 horas al día, 7 días a la semana, de máxima confianza y que le proporcionara la información que necesita para tomar sus decisiones de manera fiable y rápida en cualquier momento? ¿Un trabajador que organizara todos los procesos de la empresa y que hiciera que el resto del personal trabajara de manera productiva y eficiente? ¿Un trabajador que sabe que nunca se irá con su competencia ni que le traicionará? Si la respuesta es "SÍ", quizás debería plantearse el contratar un servicio de software a medida para su empresa.
- ¿Su compañía depende de hojas excel?
- ¿Si perdiera esas hojas excel se vería afectado su negocio?
- ¿Pierde el control de los datos de su empresa si las personas que utilizan estas hojas excel desaparecen?
- ¿Contrataría a un trabajador que rindiera 24 horas al día, 7 días a la semana?
- ¿Contrataría a un trabajador que fuese de máxima confianza y que le proporcionara la información que necesita de manera rápida y fiable?
Existen muchas empresas con síndrome de Estocolmo de las hojas excel. Piensan que no pueden vivir sin ellas y que son una herramienta indispensable. Pero realmente la información que contienen y de la que dependen muchas decisiones está secuestrada porque acceder a ella para obtener conclusiones valiosas requiere mucho trabajo duro e ineficiente. Esto no pretende ser una crítica abierta a este tipo de programas. Son muy útiles para realizar cálculos de manera muy rápida, pero no son una herramienta de gestión. Si la gestión de su empresa depende de ellas sencillamente no tiene el control de su compañía.
Muchas pequeñas y medianas empresas no tienen capacidad para contratar un ERP tipo SAP pero es que tampoco lo necesitan. Estos programas mastodónticos están pensados para empresas grandes donde los procesos están bien definidos y su estructura se fragmenta en múltiples delegaciones o centros de trabajo que necesitan compartir información a tiempo real. Las pymes inicialmente comienzan a controlar sus procesos de gestión de manera casi artesanal y para ello recurren a las hojas de cálculo, herramientas sencillas de utilizar y que inicialmente son muy prácticas. Pero cuando el volumen de información aumenta se convierten en un callejón sin salida. Con el tiempo nos encontramos con procesos muy sensibles a los errores humanos, con varias personas tecleando una y otra vez la misma información y realizando excavaciones arqueológicas en los datos cada vez que necesitamos extractar información para tomar alguna decisión. En definitiva, para saber cómo marcha nuestra empresa dependemos de las personas que manejan estos datos y los informes llegan tras muchas horas de trabajo repetitivo, manual y tedioso. Y casi siempre demasiado tarde o de manera incorrecta.
¿Cual es la alternativa? El software a medida. Desde el punto de vista del coste, este tipo de proyectos hay que planteárselo como un puesto de trabajo más a corto plazo. Sin embargo, si podemos asumirlo, a medio plazo no sólo proporcionará un sistema informático eficiente y práctico, sino que el propio proceso de auditoría y consultoría que implica ayudará a optimizar y ordenar todos los procesos de la compañía. En pocos meses verá al personal de gestión más motivado, realizando tareas más creativas y productivas en lugar de meter los mismos datos una y otra vez. Podrá reducir la plantilla o dedicar a estas personas a tareas de valor añadido pero lo más importante. Recuperará el control de su compañía porque tendrá la información que necesita de manera automática, directa y sin intermediarios.
Para terminar volvamos al comienzo. ¿Contrataría usted a usted a un trabajador que rindiera 24 horas al día, 7 días a la semana, de máxima confianza y que le proporcionara la información que necesita para tomar sus decisiones de manera fiable y rápida en cualquier momento? ¿Un trabajador que organizara todos los procesos de la empresa y que hiciera que el resto del personal trabajara de manera productiva y eficiente? ¿Un trabajador que sabe que nunca se irá con su competencia ni que le traicionará? Si la respuesta es "SÍ", quizás debería plantearse el contratar un servicio de software a medida para su empresa.
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