A la hora de comenzar con buen pie esta seríe de artículos, el primero de ellos lo vamos a dedicar a describir con precisión qué es un proyecto. No podremos plantear una gestión de proyectos eficiente sin saber con exactitud a qué llamamos proyectos y qué trabajo y actividades entran o quedan fuera de esta categoría. Por lo tanto pasemos a definir con exactitud el concepto de proyecto.
¿Qué es un proyecto?
En un entorno empresarial cada vez más cambiante, incierto y globalizado en el que actualmente operan las organizaciones, se demanda un tipo de trabajo más innovador a través de proyectos que permitan a la empresa adaptarse a las nuevas necesidades de manera más flexible y eficaz.
Por lo tanto, el concepto de proyecto se define cómo un esfuerzo temporal único con el objetivo de crear un producto o servicio también único, especial y excepcional (no cotidiano). Surge desde la necesidad de sintetizar una serie de técnicas de gestión y organización que permiten gestionar situaciones complejas incontrolables desde las técnicas clásicas de dirección. Están orientados a un objetivo o producto tangible surgido de una necesidad concreta y tienen limitaciones tanto de recursos como de tiempo. Además, durante su ejecución son básicas la planificación y coordinación a lo largo del proceso. Es un proceso complejo y que suele requerir la integración de equipos de trabajo multidisciplinares.
Otra de las características que define a un proyecto es que es un proceso dinámico con su propio ciclo de vida. Este comprende todos los trabajos a realizar, directivos y productivos, y establece cuando o en qué fase se harán. Define e identifica quienes son los actores o stockholders del proyecto, es decir, personas o entidades que participan directamente en el proyecto (patrocinadores, mandos, operarios) o cuyos intereses pueden verse afectados por la ejecución del mismo (grupos ecologistas, asociaciones de vecinos...). Qué productos entregables hay que realizar en cada fase, cómo se revisan, verifican y validan los productos entregables, y cómo se aprueba el cierre de una fase y el comienzo de la siguiente. En todas estas tareas tiene un especial protagonismo el director de proyecto. La dirección de proyectos es la disciplina que se encarga de organizar y administrar los recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, el coste y la calidad previamente definidos. La función de un director de proyectos es analizar, minimizar y actuar sobre los riesgos de un proyecto.
Es importante hacer incapié en la importancia de saber diferenciar entre operaciones y proyectos. Aunque ambos tienen similitudes (están realizados por personas que aplican métodos, y están limitados por tiempo y recursos) los objetivos de ambos son diferentes. La finalidad de un proyecto es alcanzar unos objetivos y luego concluir, mientras que una operación sirve para dar soporte a los objetivos generales del negocio. Es importante tener clara esta matización ya que las técnicas de gestión de proyectos no siempre son aplicables a las operaciones.
En resumidas cuentas y como síntesis podemos definir un proyecto mediante las siguientes características:
Seguiremos en las próximas entregas profundizando y ampliando estos y otros conceptos, que nos permitan establecer una gestión de proyectos profesional y eficiente.
Próxima entrega : El director de proyectos
¿Qué es un proyecto?
En un entorno empresarial cada vez más cambiante, incierto y globalizado en el que actualmente operan las organizaciones, se demanda un tipo de trabajo más innovador a través de proyectos que permitan a la empresa adaptarse a las nuevas necesidades de manera más flexible y eficaz.
Por lo tanto, el concepto de proyecto se define cómo un esfuerzo temporal único con el objetivo de crear un producto o servicio también único, especial y excepcional (no cotidiano). Surge desde la necesidad de sintetizar una serie de técnicas de gestión y organización que permiten gestionar situaciones complejas incontrolables desde las técnicas clásicas de dirección. Están orientados a un objetivo o producto tangible surgido de una necesidad concreta y tienen limitaciones tanto de recursos como de tiempo. Además, durante su ejecución son básicas la planificación y coordinación a lo largo del proceso. Es un proceso complejo y que suele requerir la integración de equipos de trabajo multidisciplinares.
Otra de las características que define a un proyecto es que es un proceso dinámico con su propio ciclo de vida. Este comprende todos los trabajos a realizar, directivos y productivos, y establece cuando o en qué fase se harán. Define e identifica quienes son los actores o stockholders del proyecto, es decir, personas o entidades que participan directamente en el proyecto (patrocinadores, mandos, operarios) o cuyos intereses pueden verse afectados por la ejecución del mismo (grupos ecologistas, asociaciones de vecinos...). Qué productos entregables hay que realizar en cada fase, cómo se revisan, verifican y validan los productos entregables, y cómo se aprueba el cierre de una fase y el comienzo de la siguiente. En todas estas tareas tiene un especial protagonismo el director de proyecto. La dirección de proyectos es la disciplina que se encarga de organizar y administrar los recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, el coste y la calidad previamente definidos. La función de un director de proyectos es analizar, minimizar y actuar sobre los riesgos de un proyecto.
Es importante hacer incapié en la importancia de saber diferenciar entre operaciones y proyectos. Aunque ambos tienen similitudes (están realizados por personas que aplican métodos, y están limitados por tiempo y recursos) los objetivos de ambos son diferentes. La finalidad de un proyecto es alcanzar unos objetivos y luego concluir, mientras que una operación sirve para dar soporte a los objetivos generales del negocio. Es importante tener clara esta matización ya que las técnicas de gestión de proyectos no siempre son aplicables a las operaciones.
En resumidas cuentas y como síntesis podemos definir un proyecto mediante las siguientes características:
- Los proyectos son Temporales: Tienen un inicio y un fin en un intervalo de tiempo. Este periodo transcurre desde su constitución hasta que se alcanzan los objetivos o se cancelan.
- Los proyectos son Singulares: Se realizan para entregar un producto o servicio único y que no podría haberse obtenido de ninguna otra manera sino a través de la ejecución del mismo.
- Los proyectos son Graduales. Se desarrolla por fases consecutivas y dependientes entre sí, donde se aumenta la precisión gradualmente de las estimaciones y trabajos a medida que se avanza a través de ellas.
- Los proyectos están Limitados. Es necesario que alcancen sus objetivos mediante una serie de recursos humanos, materiales y de tiempo limitados, mediante la planificación y gestión de un director de proyectos.
- Los proyectos son Multidisciplinares. Debido a la excepcionalidad y complejidad de sus objetivos suelen requerir la combinación y conjunción de recursos de diversas disciplinas y especialidades.
Seguiremos en las próximas entregas profundizando y ampliando estos y otros conceptos, que nos permitan establecer una gestión de proyectos profesional y eficiente.
Próxima entrega : El director de proyectos
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