Ya hemos comentado en la entrada anterior que la dirección de proyectos es la disciplina que se encarga de organizar y administrar los recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, el coste y la calidad previamente definidos. La función de un director de proyectos es analizar y minimizar los riesgos de un proyecto, por lo que su influencia sobre el éxito del mismo es capital.
En la entrada de esta semana haremos un repaso de las conocimientos, habilidades y competencias que debe reunir un buen director de proyectos para que lidere de forma efectiva un proyecto hacia su finalización dentro de los límites establecidos.
La Función del Director
Su función principal es asumir la responsabilidad sobre el éxito del proyecto. Si asociamos un proyecto con una pequeña empresa, el director del proyecto sería el CEO ya que debe asegurarse de que se cumplan las expectativas respecto a la relación coste beneficio. Además, un buen director de proyecto no sólo ha de conocer las técnicas propias de la gestión de proyectos y la experiencia apropiada, sino que también ha de ser experto en la especialidad que maneja el proyecto (TI, ingeniería, construcción, farmacia...). También se convierte en el principal interlocutor con los demás actores del proyectos tales como los impulsores, patrocinadores y titulares del proyecto y cuya influencia es muy importante sobre la marcha del proyecto. Por eso ha de ser muy hábil a la hora de gestionar expectativas respecto a tiempos, costes y calidad. Puesto que un proyecto es la suma de esfuerzos, los intereses de todas las partes han de ser compartidos. Entre los promotores, los receptores del proyecto y quienes lo financian ha de haber cierto consenso respecto a las decisiones que tome el director de proyectos. Si en las decisiones siempre se impone el punto de vista de una de las partes, el proyecto lo acusará. Una función fundamental del director de proyectos es mantener cierto equilibrio necesario entre todas las partes basado en la confianza entre las mismas.
El Lider del Equipo
A parte de esta función de representación, tiene que liderar y organizar el trabajo de puertas para adentro. Supervisará la elaboración de un plan de proyecto, lo aprobará e impulsará su puesta en marcha. También autorizará cualquier cambio del proyecto y obtendrá y asignará los recursos del mismo. Resolverá los problemas y conflictos internos o con terceras partes y recibirá su autoridad desde los patrocinadores e impulsores del proyecto. Formará un equipo de confianza multidisciplinar de mandos intermedios por encima del resto del equipo que le ayudarán a gestionar el proyecto. Será el encargado de que estas personas...
Es importante que el director de proyecto promueva reuniones frecuentes con su staff de dirección donde se le informará sobre la marcha del mismo, problemas nuevos, resueltos o pendientes y se predice la evolución del proyecto. Si se hace necesario, el director aumentará la frecuencia de estas reuniones si es posible que los contratiempos le hagan perder el control del mismo. Si esto ocurre puede que los promotores del mismo decidan que el proyecto se gestione desde un comité. Hay que evitar este último extremo dado que cuanto mayor sea el número de gestores más difícil será tomar decisiones y el proyecto perderá capacidad de adaptación a los imprevistos.
Evaluación de un buen Director de Proyecto
El director de proyecto es el integrador de los esfuerzos internos y externos encaminando el proyecto hacia el éxito. Para ello desarrolla el plan de proyecto y comprueba que se cumplan y durante este camino estará supervisado por los promotores y patrocinadores, por lo que su trabajo y gestión estará permanentemente evaluado, tanto desde el punto de vista de la gestión del desarrollo del proyecto como desde el punto de vista de los resultados obtenidos.
Desde el punto de vista de la gestión del trabajo durante el proyecto, un director será valorado por:
Respecto a los objetivos, el director de proyecto será evaluado mediante las siguientes variables:
Proxima entrada : Los Ámbitos del Conocimiento del Director de Proyectos
En la entrada de esta semana haremos un repaso de las conocimientos, habilidades y competencias que debe reunir un buen director de proyectos para que lidere de forma efectiva un proyecto hacia su finalización dentro de los límites establecidos.
La Función del Director
Su función principal es asumir la responsabilidad sobre el éxito del proyecto. Si asociamos un proyecto con una pequeña empresa, el director del proyecto sería el CEO ya que debe asegurarse de que se cumplan las expectativas respecto a la relación coste beneficio. Además, un buen director de proyecto no sólo ha de conocer las técnicas propias de la gestión de proyectos y la experiencia apropiada, sino que también ha de ser experto en la especialidad que maneja el proyecto (TI, ingeniería, construcción, farmacia...). También se convierte en el principal interlocutor con los demás actores del proyectos tales como los impulsores, patrocinadores y titulares del proyecto y cuya influencia es muy importante sobre la marcha del proyecto. Por eso ha de ser muy hábil a la hora de gestionar expectativas respecto a tiempos, costes y calidad. Puesto que un proyecto es la suma de esfuerzos, los intereses de todas las partes han de ser compartidos. Entre los promotores, los receptores del proyecto y quienes lo financian ha de haber cierto consenso respecto a las decisiones que tome el director de proyectos. Si en las decisiones siempre se impone el punto de vista de una de las partes, el proyecto lo acusará. Una función fundamental del director de proyectos es mantener cierto equilibrio necesario entre todas las partes basado en la confianza entre las mismas.
El Lider del Equipo
A parte de esta función de representación, tiene que liderar y organizar el trabajo de puertas para adentro. Supervisará la elaboración de un plan de proyecto, lo aprobará e impulsará su puesta en marcha. También autorizará cualquier cambio del proyecto y obtendrá y asignará los recursos del mismo. Resolverá los problemas y conflictos internos o con terceras partes y recibirá su autoridad desde los patrocinadores e impulsores del proyecto. Formará un equipo de confianza multidisciplinar de mandos intermedios por encima del resto del equipo que le ayudarán a gestionar el proyecto. Será el encargado de que estas personas...
- Estén comprometidas con el proyecto.
- Estén autorizadas a tomar decisiones.
- Puedan proveer o localizar recursos.
- Sean experta en los respectivos campos
- Tengan una combinación de autoridad y experiencia sobre el área del proyecto correspondiente.
Es importante que el director de proyecto promueva reuniones frecuentes con su staff de dirección donde se le informará sobre la marcha del mismo, problemas nuevos, resueltos o pendientes y se predice la evolución del proyecto. Si se hace necesario, el director aumentará la frecuencia de estas reuniones si es posible que los contratiempos le hagan perder el control del mismo. Si esto ocurre puede que los promotores del mismo decidan que el proyecto se gestione desde un comité. Hay que evitar este último extremo dado que cuanto mayor sea el número de gestores más difícil será tomar decisiones y el proyecto perderá capacidad de adaptación a los imprevistos.
Evaluación de un buen Director de Proyecto
El director de proyecto es el integrador de los esfuerzos internos y externos encaminando el proyecto hacia el éxito. Para ello desarrolla el plan de proyecto y comprueba que se cumplan y durante este camino estará supervisado por los promotores y patrocinadores, por lo que su trabajo y gestión estará permanentemente evaluado, tanto desde el punto de vista de la gestión del desarrollo del proyecto como desde el punto de vista de los resultados obtenidos.
Desde el punto de vista de la gestión del trabajo durante el proyecto, un director será valorado por:
- Existe un plan aprobado que marque progreso temporal y previsiones.
- Haya consensuado con los patrocinadores y aplicado márgenes temporales y coste.
- Exista un registro de cambios de calendario, ámbito, costes y beneficios y que hayan sido aprobados.
- Exista un registro de riesgos junto con sus planes de acciones para reducirlos.
Respecto a los objetivos, el director de proyecto será evaluado mediante las siguientes variables:
- La previsión de beneficios y coste se mantiene.
- El proyecto haya genera el valor añadido previsto.
- Se hayan cumplido los criterios de calidad previstos.
- Se haya entregado en los tiempos planificados.
- Los patrocinadores y receptores hayan aceptado la entrega del proyecto.
Proxima entrada : Los Ámbitos del Conocimiento del Director de Proyectos
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