GdeP XI. El control de costes

Esta es la penúltima entrada de esta serie de artículos sobre la dirección de proyectos, donde hablaremos del control de los costes del mismo. Cualquier proyecto lleva aparejada una inversión de recursos (económicos, materiales y humanos). Mediante una inversión se cambia una satisfacción inmediata del capital por una esperanza futura de disfrutar el capital con un rendimiento superior. Cuando la inversión se realiza dentro de proyectos se espera que los recursos técnicos y humanos generen un activo cuya explotación o venta genere mayores beneficios que la inversión inicial.

Inversión financiera

La inversión financiera se basa en la corriente de cobros y pagos de la compañía. La estructura financiera de un proyecto se basa en:

• Costes de adquisición: Desembolso inicial o coste de la inversión.
• Duración temporal: Tiempo en el que el proyecto genera movimientos de fondos.
• Cobros: Entradas de dinero generadas por el proyecto.
• Pagos: Salidas de dinero generados por el proyecto. No se incluyen los pagos producidos por el capital de la inversión.

Un ingreso es un derecho que adquiere la empresa a percibir una determinada cantidad de dinero, mientras que un cobro es la ejecución total o parcial de una deuda y supone una entrada efectiva en caja. De forma análoga un gasto es una obligación monetaria a la que se compromete la empresa y un pago es la satisfacción total o parcial de esa obligación y que supone una salida efectiva de dinero.

La diferencia entre los pagos y los cobros en un periodo de tiempo son los flujos netos de caja (cash flow). Por su parte la diferencia entre los ingresos y los gastos son los beneficios de un periodo.

Análisis de Inversiones
Existen varios métodos para valorar la calidad y posibilidades de una inversión y estimar la viabilidad de ciertos proyectos respecto a su rentabilidad.

• Payback o plazo de recuperación: El payback es el periodo de tiempo transcurrido desde que se realiza la inversión hasta que se estime recuperar, tanto la inversión inicial como los flujos de caja negativos. Este método afirma que, en igualdad de condiciones, la mejor inversión es la que antes se recupera. En función de lo que la empresa estime como plazo de recuperación la inversión se declarará como viable o no.
• VAN: Conocido como Valor Neto Actual, permite a una fecha determinada calcular el valor de una serie de flujos monetarios que se originan gracias a una inversión.
  
  
  
  donde I es la inversión, Qn el flujo de caja del año t, r la tasa de interés y n el número de años de la inversión. El valor de r se suele considerar el coste de oportunidad, aunque si el proyecto no tiene riesgo se suele poner el tipo de renta fija que representa una inversión segura.
  
  Finalmente si VAN>0 la inversión generará beneficios superiores a la rentabilidad exigida por el parámetro r. Si es menor que 0 la rentabilidad estará por debajo de la esperada y no debe ser aceptada. Si es 0 no generará ganancias ni pérdidas por lo que el criterio de selección ha de ser otro. El método VAN sirve también para comparar inversiones entre si, aunque para comparar proyectos de diferentes duraciones utilizaremos TIR.
• TIR: La Tasa Interna de Retorno se define como la tasa que iguala el VAN a 0, es decir la tasa de rentabilidad necesaria para recuperar la inversión y no perder dinero. Por lo tanto indica la rentabilidad de un proyecto. A menor TIR mayor rentabilidad. A partir de aquí se puede deducir el valor de TIR mediante una hoja de cálculo o mediante interaciones. Por lo tanto si TIR es menor que r se puede aceptar el proyecto. si es mayor no conviene y si es igual a r la decisión depende de otros criterios. Es un buen método para comparar proyectos de inversión.
  
  

Amortización de préstamos

Un préstamos es una operación en el que el prestamista proporciona un único servicio al comienzo de la operación y el prestatario contrarresta el servicio mediante múltiples cuotas que cubren el capital prestado más un interés establecido. El interés puede ser fijo (no varía durante el préstamo) o variable (cambia durante el préstamo en relación a un interés de referencia). Del préstamo sólo se imputa como gasto el importe de los intereses, dado que el capital del crédito se considera una deuda.

Costes del préstamo
Se agrupan en función del momento en el que aparecen.

• Comisión de apertura y gastos de formalización: Gastos asociados a la contratación del préstamo.
• Intereses: Gastos que se satisfacen en cada periodo de liquidación.
• Gastos por modificación: Aunque son negociables, se producen cuando modificamos los plazos, amortizamos parte del capital o lo cancelamos anticipadamente.
• Gastos al vencimiento: Se suelen dar en créditos hipotecarios y se deducen del acta a realizar cuando redactar una escritura de levantamiento.

En cuanto a la liquidación, todas suelen hacerse mediante cuotas periódicas donde parte del importe es interés y parte amortización.

Sistemas de amortización
Cuando hablamos del sistema de amortización hablamos de la manera en que , a través de las cuotas, se satisface la devolucion del capital y de los intereses, es decir, de qué manera se organiza la contraprestación. Los sistemas de amortización más utilizados son:

• Sistema de amortización francés: Todas las cuotas son de la misma cuantía, pero en ellas no se paga la misma proporción de amortización y de intereses. Por lo general las primeras cuotas pagan más intereses que capital, para ir invirtiendo la tendencia. Este sistema lo suelen utilizar las hipotecas.
• Sistema de amortización americano: En cada cuota solamente se satisfacen los intereses correspondientes al periodo y finalmente se paga la última cuota con su periodo correspondiente más el capital a amortizar. Este método sólo se utiliza por grandes empresas y estados.
• Sistema de amortización constante: En cada cuota se paga lo mismo de amortización que de intereses, correspondiente a la parte proporcional de cada concepto.
• Sistema de cuota en progresión geométrica: Cada cuota supone el importe de la cuota anterior más un coeficiente de incremento que será proporcional y progresivo.

Gestión de Costes

El concepto de coste hace referencia al ámbito productivo de la empresa. La compra de materias primas supone un gasto, pero no se convertirá en coste hasta que se produzca su consumo en el proceso productivo. Por lo tanto el coste es el valor monetario asociado a un consumo producido en el proceso productivo.

Clasificación de costes
Los costes se pueden clasificar de diferentes maneras:

• Directos (que se identifican claramente con la elaboración de los productos) o indirectos (No se pueden identificar tan claramente ya que afectan al proceso productivo en su conjunto).
• Fijos (No dependen de la actividad productiva y son fijos durante todo el tiempo) y variables (varían en función de la cantidad de actividad).
• Por funcionalidad (Producción, comergcialización, administración) asociados a las actividades de los departamentos de la empresa.

Sistemas de cálculo de costes.
Son métodos para conocer los costes de los productos o servicios producidos. El criterio más utilizado es según los costes que se imputan directa o indirectamente

• Sistemas de costes parciales. Se imputan sólo una parte de los costes bien directos o indirectos.
• Sistemas de costes completos: Se imputan la totalidad de los costes.

El punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad es la cifra de ventas que cubre con los gastos.

P.qr = Cv.qr + Cf

donde .p = precio de venta, cv coste variable unitario y Cf coste fijo en un periodo. El punto de equilibrio se puede expresar en unidades de productos o en unidades monetarias.

Sistemas de costes directos
Es un método que solamente imputa a los productos los costes parciales relacionados directamente con su producción. Es un sistema muy útil a la hora de calcular los costes de un producto y su margen de contribución.

Sistemas de costes variables
En este sistema se imputan a los productos una parte de los costes variables como materias primas, embalaje, horas extras... En la cuenta de resultados obtendremos el margen bruto que es la diferencia entre las ventas y los costes variables. Esta información es muy útil para decidir eliminar productos.

Sistemas de costes completos.
Los sistemas de costes parciales son de gran utilidad para empresas donde este tipo de costes son representan un parte significativa. Sin embargo para algunas empresas es más útil controlar los costes de formas más global. Por eso los sistemas de costes completos incluye en el coste del producto tanto los costes directos como los indirectos. Para imputar los costes indirectos a los productos se suelen utilizar varios métodos:

• Coeficientes globales: El reparto de los costes indirectos se hace proporcionalmente en relación a alguna de las magnitudes conocidas.
• Coeficientes múltiples: Se aplican los coeficientes de reparto en función del centro de fabricación en el que se producen.

Técnicas de estimación.

La estimación de costes es muy importante para el éxito del proyecto. Existen varias técnicas de estimación basadas en el tiempo y el coste. Se dividen en dos grandes grupos:

• Las que se realizan sin tener en cuenta experiencias previas. Algunas son:
  • Arriba a abajo y de abajo a arriba: Inicialmente se asigna una estimación de tiempo y coste a cada fase del proyecto. Tras finalizar una fase se repite el proceso, por lo que cada iteración será más certera, permitiendo no sólo tener estimaciones del proyecto sino de cada etapa.
  • Delphi: Busca la estimación a través del consenso con reuniones y cuestionarios. Pueden obtenerse estimaciones fiables hasta cierto punto. Tras realizar las especificaciones de las tareas se consulta a los expertos por las estimaciones generando feedback que generalmente es anónimo para que revisen las primeras estimaciones. Si no hay consenso se utilizan las medias de las estimaciones.
  • Por analogía: Se compara el proyecto con otros análogos para hacer las estimaciones.
• Las que necesitan datos de proyectos previos para las estimaciones. Algunos son:
  • Distribución del trabajo: Es utilizado por proyectos con procesos que tienden a repetirse como el desarrollo de software o la construcción de un edificio. Se reparten los datos de experiencias anteriores por el ciclo de vida del proyecto con los datos de costes y esfuerzos. El éxito de este método depende de la fiabilidad de los datos manejados.
  • Proyecto estándar: Utiliza una tabla de estimaciones sobre el esfuerzo que conlleva una tarea que se va actualizando en función de las experiencias. Se manejan datos respecto al tamaño de las tareas y a su complejidad.

Estimación de la productividad

La productividad de los trabajos dependen directamente de los recursos humanos. A la hora de realizar estimaciones donde estos intervengan, es importante tener en cuenta los siguientes factores:

• Las personas no son productivas al 100%. Las personas no están el 100% del tiempo trabajando de manera productiva. Hay muchas distracciones que lo sacan de su trabajo. Por esto y teniendo en cuenta las bajas, formación y vacaciones hay que estimar la productividad del personal en entre un 65% y un 80%.
• La productividad no es directamente proporcional al número de personas que se asignan. Muchas veces es contraproducente meter muchas personas en una tarea, ya que se pierde tiempo en coordinaciones y debates.
• Las personas tienen tasas de productividad distintas: Cada personas es un conjunto único de habilidades y conocimientos, por lo que hay que tener en cuentas estas características a la hora de tasar la productividad de una tarea en función de la persona asignada.
• Los incrementos de productividad son transitorios: Está demostrado que tras una subida de sueldo, el incremento de productividad y motivación es temporal. Tras esto se produce el Potter Line, es decir, el nivel de productividad normal del trabajador. Para evitar derivas aquí se presentan una serie de consejos:
  • Dejar que la gente estime su propio trabajo. Se le estimula y compromete a cumplir el plazo.
  • Dejar claro los supuestos del planning.
  • Acordar la descripción del producto.
  • Estudiar los datos de trabajos previos.
  • Negociar cláusulas de penalización / bonificación.

Organización de calendarios y presupuestos

Para este tipo de planificación suele utilizarse el diagrama de flujo como herramienta para indicar el orden de entrega de los productos. Una vez identificada la secuencia de productos se puede establecer una lista de tareas asociadas con columnas que indique el coste en tiempo y el recurso que se encargará de su realización.

Además habrá que incluir gastos atribuibles a las tareas como gastos de viaje, materiales, etc. Además en la columna de costes se pueden sumar tres conceptos que son aportación humana, aportación material y capital para obtener el coste asociado de cada tarea.

De esta forma el coste muestra lo que hay que entregar, cuando y cuanto va a costar. Pero también es necesario contar con la información sobre la disponibilidad de los recursos planificados. Finalmente se incluye una última columna de supuesto que justifique de manera clara y simple el motivo de la tarea sin que el director del proyecto lo explique o presente.

Finalmente con esta información se elabora el diagrama de Gantt.
Proxima entrada : Herramientas para la gestión de proyectos.