GdeP V. La puesta en marcha de un proyecto

Ya hemos definido las claves que deciden el éxito y fracaso de un proyecto. Hemos definido con claridad qué es un proyecto, hemos hablado de la figura e importancia del director de proyecto y los ámbitos del conocimiento que necesita manejar, y hemos identificado los factores que permiten gestionar un proyecto de manera eficaz. Por fin es hora de poner en marcha nuestro proyecto.

Antes de lanzarnos a trabajar en nuestro proyecto es necesaria una correcta planificación que nos permita visualizar las etapas y pasos que tendremos que dar en el transcurso del proyecto. Esta visualización es importante a la hora de valorar opciones, preveer problemas y planificar las tareas.

Definir Objetivos.
Las persona que aspira a dirigir un proyecto necesita algo más que un esbozo de los objetivos que debe cumplir. Esto puede provocar ambigüedades, desilusiones y caras repeticiones del trabajo. Cuanto mejor se expresen los objetivos mayores serán las posibilidades de éxito. Los objetivos han de ser decididos por el director del proyecto, por el líder del equipo y por lo miembros de dicho equipo. Y es que el equipo trabaja mejor cuando los objetivos son claros y están perfectamente delimitados.

Limitarlo en el tiempo.
Es fundamental que los objetivos sean medibles y específicos para poder evaluar su éxito. Por ello hay que establecer un marco temporal para el alcance de los objetivos. La medida de tiempo ha de ser firme pero según las circunstancias el alcance del mismo puede hacerse variable para ajustarse al límite temporal. Sin embargo hay ocasiones en las que, por las características del proyecto, el alcance no puede variar y hay que amortiguar las variaciones cambiando el tiempo.

Ser específicos en el alcance.
Una buena manera de determinar el alcance es reunir a los interesados en el proyecto en una sesión de brainstorming que busque específicamente qué entra dentro del proyecto y qué no. En estas sesiones se plantearán objetivos que no están al alcance del tiempo y de los recursos disponibles, por lo que las partes tendrán que realizar concesiones. Si el patrocinador especifica sus objetivos desde el principio, hay que orientar el plan de proyecto de manera práctica y se habrá completado esta etapa. El plan de proyecto es un elemento imprescindible para que el arranque del proyecto esté enfocado hacia el objetivo final y servirá como hoja de ruta para todos los integrantes del proyecto.

Primeros pasos importantes.
Si antes de comenzar el trabajo se establecen procedimientos y mecanismos operativo básicos, el trabajo se realizará de manera más llevadera evitando roces y malos entendidos.

La toma de decisiones
La dirección de proyectos se puede definir como una consecución de toma de decisiones con la meta en el horizonte de lograr el objetivo final del proyecto. Por eso una de las primeras cosas a definir es

• Quién toma las decisiones.
• Cómo se toman las decisiones.

El grupo de interesados y el equipo de trabajo irá encontrándose con una serie de disyuntivas en el desarrollo del mismo que pueden suponer obstáculos si no se deja claro desde el principio quién toma las decisiones en cada caso.

Esfera de decisiones.
Una de las razones por lo que jefes y directivos cobran más en las organizaciones departamentales es porque han de tomar decisiones dentro de su ámbito y asumir las consecuencias de las mismas. Aunque pueden consultar y asesorarse antes de hacerlo, no están obligados a vincularse a esas opiniones. Sin embargo las esferas de decisión no están tan definidas dentro de la gestión de proyectos.Además los patrocinadores y comité de dirección tienen potestad para variar los objetivos y cambiar los recursos asignados.También son la autoridad máxima sobre:

• Personal.
• Aumentar gastos sobre una partida presupuestaria.
• Aportación de recursos externos.
• Cambio de políticas u objetivos.
• Opciones que afecten al cliente como precio o especificaciones.
• Cambios en los resultados a obtener.

Ellos también deben tener en cuenta las opiniones de las partes interesadas y el director del proyecto ha de ser la autoridad única sobre decisiones relacionadas sobre operaciones y procesos siempre que no vaya en contra de:

• El objetivo fijado.
• El calendario previsto.
• El presupuesto estipulado.

De la misma manera, los líderes y miembros del equipo necesitan la autoridad necesaria, siempre y cuando sus decisiones no tengan efectos negativos sobre el trabajo de otros equipos.

Quién toma las decisiones y cómo debe hacerlo.
El director del proyecto ha de decidir quién toma las decisiones y como debe hacerlo. Entre las posibles formas de tomar decisiones existen múltiples variantes:

• La mayoría manda: Los participantes exponen su posición en una reunión y luego votan. Las decisiones que obtengan el 50% de los votos se adoptan.
• Consenso: Todos deben estar de acuerdo para tomar una decisión. Si no se alcanza el consenso se buscan alternativas.
• Un pequeño grupo decide: Se elige un grupo de personas con experiencia y habilidades para que tomen decisiones.
• El líder decide con datos. El líder recoge información del grupo y toma una decisión.

Las alternativas del consenso y la mayoría reafirman el sentimiento de grupo, pero requieren mucho tiempo en debates y reuniones. En cualquier caso, cualquiera que sea la opción elegida ha de serlo en los primeros pasos. Esto evitará muchos problemas y discusiones, afectando al proyecto de forma negativa y ralentizandolo. Eso sí, si se determina que el sistema elegido no es adecuado ha de cambiarse.

Seguimiento de cuestiones no resueltas.
En ocasiones, se plantean cuestiones durante las reuniones de proyecto que no quedan resueltas por falta de tiempo o bien porque no se tenía información suficiente para tomar la decisión. Estas cuestiones si no se resuelven pueden constituir un problema a lo largo del proyecto si no se resuelven en un tiempo razonable. Para evitar que estas cuestiones se olviden se puede crear un registros de seguimientos que no asegura que:

• La cuestión sin resolver no se perderá.
• Se asegura un método para su resolución.

De esta forma tanto la persona que planteó el problema, como el director del proyecto comparten la responsabilidad de volver a sacar el tema en el foro adecuado para que se le dé una solución.

Documentar decisiones y acciones.
Para no perder la cuenta de los acuerdos y decisiones que hayamos tomado en las diferentes reuniones es necesario documentarlo. Los métodos son:

• Las minutas de las sesiones: Hasta el proyecto más pequeño ha de tener un mecanismo donde se haga seguimiento de decisiones, tareas y acciones. Estas minutas son revisadas por los participantes y si se aprueban son almacenadas en un archivo (actas).
• Informes sobre progresos: En las reuniones se toman decisiones, pero por cada hora de reunión hay cientos de trabajo efectivo. En estas actividades es importante la información sobre el progreso y problemas de las mismas al director de proyecto. Es el director el que decide el contenido y frecuencia de estos informes y como las minutas, han de archivarse para tener un histórico de la evolución de proyecto.

Creación de un plan de comunicaciones.
Es otra de las acciones a realizar al principio del proyecto y su naturaleza y complejidad dependerá del número de personas o departamentos que participarán y de su dispersión geográfica. Quizás un proyecto pequeño de pocas personas en el mismo centro no necesite un plan sino fijar reuniones periódicas donde se comparta información. Sin embargo en los proyectos donde participan muchas empresas, departamentos a lo largo del mundo, es importante establecer un plan de comunicaciones bien estructurado.
Todos los planes de comunicaciones deben incluir protocolo de reuniones, correos electrónicos e informes. En los proyectos más grandes además hay que proporcionar sala de reuniones especiales con audio o video conferencia y web del proyecto.

• Las reuniones: Aunque las reuniones son poco estimadas por las personas ocupadas son una buena forma de transmitir información y tomar decisiones, por lo que es una buena políticas hacerlas productivas. Para ello es importante realizar reuniones regulares siempre el mismo día y a la misma horas, para que todas las agendas giren en torno a ella y evitar la tareas de encontrar una hora qne que todo el mundo pueda.
• Las políticas de asistencia. Es importante que las personas relevantes de cada reunión estén presentes para evitar tener que postergar las decisiones a una reunión siguiente, lo que hace las reunión totalmente improductiva y retrasando el proyectos. Si los viajes o la presencia física son un impedimento, se puede optar por lo medio tecnológicos.
• El empleo de la tecnología: Hay ocasiones en que la comunicación por correo electrónico o telefónico no es suficiente. A veces es necesario que el cliente o el equipo vea el producto sobre el que se está trabajando. Las diferentes formas de comunicación con las que contamos son:
  • email: Es un medio de comunicación muy potente, barato y rápido. Todos los miembros del equipo han de tener correo y conocer el de los demás miembros. Los correos pueden ayudar a que la información fluya en el equipo y que los miembros hagan sus aportaciones con el conocimiento del resto.
  • Conferencias telefónicas: Es muy dinámica y se basa en la comunicación verbal. ideal para que las personas que no están físicamente puedan debatir, dialogar y compartir ideas.
  • Videoconferencias: Son una de las mejores herramientas para realizar reuniones y evita los gastos en comidas, dietas y viajes.

Poner a las personas en contacto.
A pesar de los medios vistos en el punto anterior, es importante la cercanía física de las personas ya que tendemos a comunicarnos mejor con las personas que tenemos cerca. Cuanto menor sea la distancia física entre los miembros, mayor será la posibilidad de que interactúen e intercambien información de forma regular. Cuando no sea posible que el equipo de trabajo está físicamente cercano es una buena política establecer la “sala del equipo”, un espacio donde los miembros reunirse para compartir ideas y experiencias. Esta sala puede presentar los siguientes elementos:

• Diagrama de Gannt con los hitos del proyecto
• La copia original de la carta del equipo.
• Presupuesto del equipo.
• Videoconferencia para comunicación con otros grupos del proyecto.
• Una pizarra para realizar esquemas y diagramas en las reuniones.

Si bien las personas no están físicamente en el mismo sitio, se puede utilizar una sala de equipo virtual con cuatro paredes accesible desde la web del proyecto. Las paredes serían:

• Pared de los propósitos: Incluye carta base, objetivos, tareas, resultados deseables, resultados conseguidos.
• Pared de las personas: Se pone una foto de cada miembro con una breve descripción de sus habilidades y experiencias. También se le pueden asignar en eta pared tareas y responsabilidades.
• Pared de los documentos: Esta pared contiene orden del dia de las próximas reuniones, minutas y presentaciones de reuniones anteriores así como los documentos que quieres que tus compañeros revisen.
• Pared de la comunicación: Vínculos e información de interés para los miembros del equipo.

En la gestión de proyectos los comienzos pueden condicionar la manera en que este marcha y se desarrollo. Teniendo en cuenta los factores anteriormente descritos podremos arrancar un proyecto con mayores garantías de éxito.
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