GdeP III. Los Ámbitos del Conocimiento del Director de Proyectos.

En esta nueva entrada continuamos centrados en la figura del director de proyecto. Esta semana describiremos los diferentes ámbitos o áreas de conocimiento que deberá manejar el director para poder llevar el proyecto a buen puerto. Aunque el equipo del proyecto ha de ser multidisciplinar y cada miembro debe tener cierto grado de especialización para resolver los problemas y trabajos concretos, el director ha de tener una serie de conocimientos generales que le permita liderar el equipo y resolver las necesidades generales del proyecto.

Las áreas de conocimientos que un director de proyectos debe conocer y dominar son:

• Integración del proyecto
• Alcance del proyecto
• Tiempo del proyecto
• Costes del proyecto
• Calidad del proyecto
• RRHH del proyecto
• Comunicación del proyecto
• Riesgos del proyecto
• Adquisiciones del proyecto

Gestión de la integración del proyecto
Incluye los procesos y las actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades del proyecto entre los que se incluye:

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto: Autorizar formalmente el proyecto (documento emitido por el patrocinador). En el se confiere al director del proyecto sus competencias y responsabilidades sobre el mismo.
• Desarrollar el plan de gestión del proyecto: Documenta las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar las acciones del proyecto. (Documento emitido por el director del proyecto). Define cómo se ejecuta, supervisa y cierra el proyecto.
• Dirigir y ejecutar el proyecto. Ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión. Se genera documentación relacionado con la actividad (órdenes de trabajo, solicitudes de cambios, informes, actas) y recoge información sobre el rendimiento de los trabajos y las entregas de los productos.
• Supervisar y controlar la ejecución del proyecto. Supervisar y controlar las acciones definidas para alcanzar los objetivos del proyecto. Este proceso genera diferentes versiones del plan de gestión del proyecto proponiendo cambios que aumenten la eficacia y la eficiencia. Estos procesos se realizan durante toda la vida del proyecto.
• Control de cambios: revisar las solicitudes de cambios, aprobarlos y controla su impacto en el proyecto. El control de cambios es importante puesto que los proyectos rara vez se ejecutan según lo previsto en el primer plan de gestión de proyecto. Los cambios pueden aprobarse o rechazarse, reflejando los primeros en el plan de gestión del proyecto.
• Cerrar el proyecto: Finalizar todas las actividades en todos los grupos. Su propósito es buscar la aceptación del producto desarrollado, liberando los recursos asignados al mismo. Al igual que se puede dar por cerrado un proceso, en los proyecto definidos en múltiples fases han de darse por cerradas cada una de ellas.

Gestión del alcance del proyecto
Incluye los procesos que nos aseguran que el proyecto incluya todo el trabajo, y sólo el trabajo, necesario para cumplir con los objetivos del mismo (definición y control de lo que está y no está incluido). Los procesos de control de alcance incluye:

• Recopilación de requisitos: Definir y documentar las necesidades y expectativas de los actores interesados con el fin de establecer los objetivos del proyecto. Ha de ser lo suficientemente detallado como para asegurarnos que entendemos las necesidades y expectativas del patrocinador. Gran parte del éxito del proyecto depende de esta fase. Este proceso parte del acta de constitución del proyecto.
• Definición del alcance: Enuncia detalladamente el alcance del proyecto, como base de futuras decisiones. Incluye descripción tanto del resultado o producto a conseguir como de los trabajos a realizar para conseguirlos. El director del proyecto es el responsable de esta tarea. Es importante realizar varias rondas de verificación para asegurarnos que se han tenido en cuenta de manera correcta todos los riesgos, suposiciones y restricciones.
• Crear EDT (Estructura del Desglose del Trabajo): Subdivide los productos entregables y su trabajo asociado en trabajos pequeños y fáciles de gestionar realizando una descripción detallada de cada componente. La EDT define jerárquicamente las tareas a realizar donde cada nivel supone una tarea más sencilla y mejor detallada.
• Verificación del alcance: Documenta las condiciones de aceptación de los productos entregables. Trata de obtener por parte de los actores interesados la aceptación de los productos entregables intermedios. En caso de cancelación del proyecto, la verificación debería documentar nivel de alcance completado. La diferencia con el control de calidad es que la verificación actúa sobre la aceptación de productos entregables mientras que el control de calidad valora los mínimos de calidad definidos para cada producto.
• Control de alcance: Controla el impacto de los cambios realizados en el alcance del proyecto. Los cambios que no se controlan a menudo corrompen el alcance del proyecto (scoop creep). Los cambios son inevitable y en ocasiones beneficiosos, por lo que es importante su control.

Gestión del tiempo del proyecto
Incluye los procesos necesarios para la finalización del proyecto en el tiempo establecido. Los procesos de control del tiempo del proyecto incluye:

• Definición de las actividades: Implica identificar, documentar y planificar todo el trabajo a realizar. Identificará los productos entregables a nivel de paquetes de trabajo que se descomponen en paquetes más pequeños denominados actividades. En función de las actividades definidas se realiza el cronograma.
• Establecimiento de la secuencia actividades: Consiste en establecer las relaciones lógico-temporales entre las actividades del cronograma. Las actividades del cronograma pueden estar enlazadas de forma lógica, utilizando relaciones de precedencias adecuadas y utilizando herramientas manuales o automatizadas (software de planificación).
• Estimación de recursos: Consiste en asignar y estima en cada actividad que recursos serán necesarios junto con la disponibilidad y cantidad de los mismos.
• Estimación de duración de actividades: Esta estimación depende de la cantidad y disponibilidad de los recursos asociados, del alcance de los trabajos. La estimación de la duración se realiza de forma gradual y se ajusta a medida que se van produciendo los trabajos de análisis y diseño asociados a las tareas. La estimación de tiempos depende directamente del esfuerzo asociado a una tarea y a los recursos que se le asocian, hallando una estimación en periodos laborales. Importante tener en cuenta calendario.
• Desarrollo del cronograma: En este proceso se analizan las secuencias de actividades, los recursos asociados y la duración de las mismas. El desarrollo del cronograma es un proceso iterativo que asigna fecha de inicio y de fin a todas las actividades y que cambia durante la vida del proyecto.
• Control del Cronograma: Se revisa periódicamente el grado de avance del cronograma y se controlan los cambios en el mismo. Esto implica determinar el estado actual del proyecto, influir sobre factores que generan cambios en el cronograma y estabilizarlos, determinar que factores del cronograma han variado y gestionar e implementar cambios.

Gestión de costes del proyecto
Incluye los procesos necesarios para la planificación, estimación y preparación de presupuestos para que el proyecto pueda realizarse dentro de los costes previstos. Incluye:

• Estimación de costes: Se realiza una estimación sobre los costes monetarios que implicaría el desarrollo de las actividades. Incluye los riesgos derivados de la variación de estas estimaciones. También se contemplan alternativas mediante tareas alternativas que modifiquen los costes posteriores valorando si el trabajo adicional que suponen compensa el aumento de trabajo. La unidad de medida puede ser monetaria, aunque también se utilizan otras como las de jornadas para evitar la influencia de la moneda, sobre todo cuando se comparan diferentes proyectos.
• Determinación de presupuesto: Se realiza previo a la autorización de trabajo y aglutina todas las estimaciones de costes para realizar las tareas del cronograma, y demás componentes de la EDT para establecer una línea base de coste.
• Control de coste: Se encarga de supervisar la ejecución del proyecto para detectar y corregir desviaciones respecto a la línea base del presupuesto. El control de coste también incluye influir sobre los factores que producen los cambios, asegurarse de que las peticiones de cambio sean aprobadas y gestionar dichos cambios para que superen las restricciones previstas. También es importante evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no autorizados así como documentar los cambio, registrarlos convenientemente, actualizando su influencia sobre la línea base de coste e informar a las actores interesados.

Gestión de calidad del proyecto
Incluye los procesos necesarios para que la organización ejecutante pueda determinar las políticas, objetivos y responsabilidades que permitan satisfacer las necesidades que motivaron el proyecto respecto a la calidad con mejoras continuas en los procesos. Incluye:

• Planificación de la calidad: Indica que requisitos de calidad son relevantes para el proyecto, determinando y documentando cómo satisfacerlos. También incluye la gestión de las mejoras durante el desarrollo del proyecto. La calidad se previene, se planifica y se aplica en el desarrollo y no sólo se controla mediante inspecciones.
• Realizar aseguramiento de la calidad: Son una serie de actividades que nos aseguren que el equipo de desarrollo está empleando los requisitos establecidos para asegurar los requisitos de calidad planificados. Estas actividades suelen ejecutarlas departamentos especializados en Quality Anssurance (QA) ya sean internos o externos. La QA no sólo valora la calidad de los productos y servicios a comercializar sino de los propios procesos de trabajo, eliminando tareas inútiles y agregando mayor productividad, eficacia y eficiencia.
• Realizar control de Calidad: Se aplican sobre los objetivos específicos del proyecto para determinar si cumplen con las normas de calidad y eliminar las causas que producen resultados insatisfactorios. Este control debería realizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto y suele encargarse a un departamento especializado en Quality Control (QC) ya sea interno o externos.
• Manejar la terminología: Para poder visualizar las salidas de QC, el equipo de dirección de proyecto ha de estar familiarizados con una serie de términos como prevención (evitar que haya errores en el proceso), inspección (evitar que los errores lleguen al cliente), muestreo por atributos (el resultado determina si se cumple con los requisitos o no), muestreo por variables (el resultado se determina según una escala que mide el grado de conformidad), causas especiales (variaciones que influyen en la calidad que no están previstas), causas comunes (variaciones que influyen en la calidad que son inherenetes a los procesos de trabajo), tolerancia (indica si el resultado aunque no sea perfecto es aceptable, ya que se encuentra dentro del rango permitido) y límite de control (Si el resultado se encuentra estadísticamente dentro de los límites donde es controlable).

Gestión de recursos humanos del proyecto
Incluye los procesos necesarios que organizan y dirigen a las personas integrantes del equipo de proyecto. El equipo de proyecto asume roles y responsabilidades pero todos han de estar implicados de alguna manera en todos los procesos, lo que aumenta su experiencia e implicación en el mismo. El tipo y número de las personas que intervienen pueden variar durante el desarrollo del mismo. Incluye:

• Planificación del personal: Incluye la documentación y especificación de perfiles, número de personas, roles, responsabilidades, competencias y jerarquías dentro del personal del proyecto. También es necesario elaborar un plan de gestión de personal. Este plan incorpora también el momento y circunstancias en que se incluye o retiro personas o equipos al proyecto, necesidades de formación, plan de incentivos, medidas disciplinarias y obligaciones en relación a medidas de seguridad y salubridad.
• Adquirir equipo del Proyecto: La dirección del proyecto recluta al personal que realizará las diferentes tareas proyectadas. La disponibilidad del personal puede no ser a tiempo completo.
• Desarrollar el equipo del Proyecto: Se trata de mejorar tanto las competencias de cada miembro, como de trabajo en equipo mediante las interacciones entre los diferentes grupos. Para ello se fomenta la cultura de trabajo en equipo, motivación, competencias, confianza y capacidad para compartir conocimientos y experiencias. El desarrollo de los RRHH han de efectuarse durante todo el clclo de vida del proyecto, pero son más efectivas en una etapa temprana del mismo. A este proceso se le denomina “team building” e incorporan técnicas como ofrecer retos junto con recompensas, promover comunicación entre diferentes equipos, facilitar en relaciones interpersonales, buscar el compromiso personal y fomentar las relaciones interpersonales directas (contacto físico).
• Gestionar el equipo del Proyecto: Consiste en hacer un seguimiento del trabajo del proyecto, gestionar conflictos, recoger información y evaluar el rendimiento del equipo. La gestión del equipo suele ser más compleja cuando el personal está directamente subordinado al jefe del proyecto. La gestión del personal suele ser un factor crítico para el éxito del proyecto.

Gestión de comunicación del proyecto
Las actividades de comunicación consumen hasta un 90% del tiempo de un director de proyecto. Incluye los procesos necesarios para la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición de la información del proyecto. El director de proyecto debe gestionar la comunicación con el equipo de proyecto, patrocinadores, interesados y clientes. Los procesos de comunicación incluyen:

• Identificación de los interesados: Es importante identificar a las personas y organizaciones afectadas por el proyecto y documentar cualquier información relevante acerca de su interés, actitud y compromiso con el éxito del proyecto. La identificación temprana y correcta de los interesados (stockholder) puede ser crítica para el proyecto. Se trata de maximizar las influencias positivas y anular las negativas sobre el proyecto y sus entregables. Es importante dedicar un tiempo proporcional a su influencia a cada uno de estos actores.
• Planificación de la comunicación: Implica determinar qué información necesita cada colectivo y en qué tiempo y forma. Determinar las necesidades de información de cada interesado y determinar la forma de satisfacerla es muy importante. La mayor parte de esta planificación se realiza al principio del proyecto, aunque se revisa durante el mismo.
• Distribución de la información: Supone poner a disposición de los interesado la información necesaria de una manera oportuna. Una distribución correcta puede incluir varia técnicas como Modelo emisor vs receptor (comunicación directa que elimina retroalimentaciones y barreras), elección del medio de comunicación (comunicación oral, escrita, cara a cara, teléfono, formal, informal...), seleccionar estilo de redacción (voz activa vs pasiva, elección de palabras), técnicas de reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación, etc...
• Informe de rendimiento: Implica la toma de información sobre la marcha de un proyecto, su comparación con la línea base y la comunicación a los interesados. Esta información debe incorporar datos sobre alcance, cronograma, costes y calidad del proyecto. Esta comunicación también implica pronosticar los resultados esperados para el proyecto. Esta información ha de realizarse a diferentes niveles, en función de la audiencia a la que vaya dirigida.
• Gestión de los interesados. La gestión de las expectativas de los actores interesados se refiere al trabajo realizado para satisfacer las necesidades de información de estos últimos. Esta información facilita que el proyecto no se desvíe de sus objetivos y evita conflictos, polémicas e interrupciones. El director del proyecto es el encargado de gestionar las expectativas de los interesados y afianzar su fe y compromiso con el proyecto.

Gestión de riesgos del proyecto
La gestión de riesgo incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación y análisis de los riesgos, sus respuestas y el seguimiento y control de los mismos. Persigue aumentar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y minimizar probabilidad e impacto de los eventos negativos. Las gestión de riesgos incluye:

• Planificación de Gestión de riesgos: Esta planificación mejora las posibilidades de éxito y consiste en decidir cómo abordar todas las actividades y gestión de riesgos del proyecto, definiendo y ajustando métodos, procedimientos y herramientas. La planificación ha de asegurar que la visibilidad de la gestión de riesgos está en consonancia con la importancia del proyecto. Este proceso se suele contemplar en las fases tempranas del proyecto.
• Identificación de los riesgos: Determina los riesgos que pueden afectar a los objetivos de un proyecto así como sus características como causas, disparadores y respuestas potenciales. Entre las personas que participan en el equipo de identificación pueden estar el director del proyecto, los miembros del equipo, el equipo de gestión de riesgos (si existe) e interesados, aunque es importante que se fomente la identificación de riesgos entre todos los miembros del equipo. La identificación de riesgos es un proceso iterativo que se realiza durante toda la vida del proyecto y la frecuencia de iteración y quien participa en la identificación, puede variar según avanza el proyecto.
• Análisis cualitativo de riesgos: Incluye métodos para priorizar los riesgos identificados y realizar acciones como el análisis cuantitativo o la planificación de las respuestas. Se valora la severidad de cada riesgos mediante escalas que miden su probabilidad e impacto. Las organizaciones pueden aumentar su rendimiento centrándose en los riesgos de alta prioridad. Es una forma rápida y rentable de establecer prioridades dentro de los riesgos y siente las bases del análisis cuantitativo y a la planificación de respuesta a los riesgos.
• Análisis cuantitativos de riesgos: Permite establecer una cuantificación que valora los riesgos por la prioridad dada en el proceso de análisis cualitativo. Midiendo la probabilidad y el impacto económico y temporal de estos riesgos, se cuantifican las coberturas y reservas para lograr los objetivos. Este proceso utiliza técnicas tales como simulación Monte Carlo y análisis mediante árboles de decisión para cuantificar resultados del proyecto y sus probabilidades, evaluar posibilidad de lograr objetivos, identificar riesgos críticos mediante cuantificación respecto a riesgo total del proyecto y tomar decisiones óptimas en escenarios inciertos. El análisis cuantitativo se realiza tras el análisis cualitativo aunque en ocasiones no es necesario realizar el análisis cuantitativo para establecer una gestión de riesgo efectiva. Este proceso debe repetirse después del proceso de planificación de respuesta y en ocasiones tras el proceso de seguimiento y control.
• Planificación de la respuesta de riesgos: Consiste en la planificación de opciones y acciones para reducir amenazas a los objetivos del proyecto mediante la programación de acciones preventivas o reactivas que reduzcan las amenazas y mejoren las oportunidades de los objetivos del proyecto. Incluye la asignación de esta responsabilidad a una o más personas del proyecto. La respuesta ha de ser proporcionada a la importancia y prioridad del riesgo a la que se le asigna.
• Seguimiento y Control de Riesgos: El proceso de estado de los riesgos y detección de los nuevos hay que realizarlo durante todo el ciclo de vida del proyecto ya que es necesario identificar nuevos riesgos, realizar seguimiento de los riesgos identificados y el tratamiento que se les da, y volver a analizar los riesgos ya existentes. También es necesario determinar si los supuestos iniciales aun son válidos, si los riesgos han cambiado de estado, si las políticas de gestión de riesgos son adecuadas y si las reservas para contingencias deben modificarse. El responsable de la gestión de riesgos informa periódicamente al director del proyecto sobre la efectividad del plan y de cualquier corrección realizada.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
La gestión de adquisiciones incluye los procesos para comprar o adquirir productos y servicios elaborados fuera del equipo de trabajo. En estos procesos se incluye la gestión de contratos y control de cambios para administrar ordenes de compra emitidos por miembros del proyecto tanto si se refiere como comprador (se adquieren bienes y servicios para la ejecución del proyecto), o como vendendor (administrando las obligaciones contractuales que correspondan en virtud del contrato). Las gestión de adquisiciones incluye:

• Planificación de adquisiciones: en este proceso se determina qué necesidades pueden satisfacerse mejor adquiriendo fuera del equipo de trabajo y cuáles deben ser desarrolladas desde dentro. Una vez definido la gestión de adquisiciones se realiza con los bienes que hemos decidido obtener desde el exterior. Este proceso también valora qué proveedores utilizar. Este proceso influye directamente sobre los procesos de planificación de alcance, del cronograma y de riesgos.
• Efectuar adquisiciones: Es necesario obtener respuestas de los proveedores y negociar mejoras y precios optando por la mejor posibilidad. Los factores a evaluar en este proceso son desde el precio (que no tiene porque ser el de menor coste por problemas de seriedad o entrega del proveedor), prestaciones técnicas e incluso la posibilidad de tener más de un proveedor al mismo tiempo para mitigar los riesgos de entrega y funcionalidades.
• Administrar las adquisiciones: El objetivo es asegurarnos de que se cumplen la condiciones con se realizó el acuerdo de compra. Incluye también los procesos propios de la dirección de proyecto apropiados a las relaciones contractuales y la integración de la salida de estos procesos en la gestión general del proyecto.
• Cerrar las adquisiciones: respalda el proceso de cerrar el proyecto ya que incluye la verificación de que todo lo contratado ha sido entregado y el trabajo administrativo asociado. Reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas a litigio, tras el cierre del proyecto o de alguna fase del mismo.

Proxima entrada : La gestión eficaz de un proyecto.