GdeP IV. La gestión eficaz de un proyecto

La gestión de proyectos la define el Project Management Institute como la aplicación del conocimiento, capacidades, técnicas y herramientas relacionadas con el proyecto que hacen cumplir sus expectativas. Este proceso se concreta en el llamado ciclo de gestión de proyecto, donde se detallan en el tiempo todas las tareas a realizar desde su concepción hasta su consecución. En la entrada de hoy hablaremos de cómo gestionar un proyecto de manera eficaz y cuales son las claves para el desarrollo del mismo maximizando el rendimiento sin disparar sus costes asociados.

Condiciones para la gestión eficaz de un proyecto
Es importante resaltar que la gestión de un proyecto requiere una dedicación concentrada y preferente. Si bien no hay que apartar las tareas y actividades diarias que puedan resultar más urgentes a corto plazo y de las que dependen en gran medida la subsistencia de la empresa, un proyecto es algo complejo y excepcional que requiere de nuestro tiempo y concentración. Por lo tanto aunque un proyecto no requiera de nuestra concentración exclusiva si requiere de una concentración preferente y suficiente. Para conseguir este objetivo son importantes los siguientes puntos:

• Nombramiento de un jefe. Será la persona que lo dirija, impulse y asuma las consecuencias.
• Constitución de un equipo. Que aporte conocimientos y experiencias suficientes en calidad y cantidad.
• Dedicación. La cantidad de recursos y tiempos ha de adaptarse a las necesidades del proyecto. En ocasiones es importante tener a parte o la totalidad del equipo trabajando exclusivamente para el proyecto.
• Técnicas de gestión. Las técnicas deben de adaptarse a las particularidades y naturaleza del proyecto y aunque pueden ser de una gran ayuda, no garantizan el éxito del proyecto. Por lo tanto estos medios han de estar a disposición del equipo pero supeditadas a una correcta utilización de los mismos.

Meri Williams en su libro introducción a la gestión de proyectos propone una serie de principios que subyacen a la gestión eficaz que son los siguientes:

• Una buena gestión de proyectos consigue que el trabajo real importe. Una inversión inicial de esfuerzo en desplegar una nueva gestión de proyecto, permite anticiparse a muchos problemas, constituye una barrera de protección contra los riesgos y simplifica la toma de decisiones. Por lo tanto desarrollar una gestión de proyectos resulta una inversión efectiva.
• Los problemas de equipo no pueden resolverse mediante software ya que es la propia naturaleza humana la que provoca los problemas de personal. Gran parte del trabajo del gestor consiste en supervisar los equipos de trabajo y detectar y atajar los problemas que surjan. A menudo muchos problemas en el proyecto comienzan como problemas en los equipos de trabajo.
• Si una tarea o trabajo no aporta valor al conjunto no se hace ya que a menudo el gestor toma decisiones que afectan a todo el equipo de trabajo para resolver una necesidad propia y no del proyecto. Esto implica desmotivación en el personal que tiene que incorporar una nueva tarea a sus funciones. Por lo tanto, es fundamental no imponer a los equipos tareas sin valor claro o para la que no estén preparados.
• La mejor herramienta es la que funciona y se utiliza. A pesar de la gran variedad de herramientas que existen en el mercado, es muy importante para el desarrollo del proyecto el seleccionar una que sea útil, manejable y que sea agradable para el equipo. Para ello es imprescindible una consulta previa al personal que la va a utilizar.
• La mejor manera de comunicarse es hacerse escuchar. La comunicación dentro del equipo ha de ser clara, fluida y funcional, siendo también fundamental el contenido y la forma de la comunicación, ya que gran parte del éxito del proyecto depende de lo que dice el gestor, cómo y cuándo. La comunicación es efectiva solo cuando al receptor llega la información de manera clara, por lo que debemos revisar con frecuencia si la comunicación está siendo efectiva con equipo, clientes y proveedores. La elección de los medios de comunicación, como en el punto anterior, es una decisión muy importante.
• La elección de la herramienta correcta y de los procesos adecuados es la parte más importante. Pero además hay que revisar durante toda la vida del proceso su implantación y eficacia. Por lo tanto el gestionar un proyecto no sólo implica crear los mecanismos sino ejecutar el proyecto como un todo, adaptándose, buscando oportunidades y anticipándose a los problemas.

Adicionalmente a lo ya expuesto, otras medidas y condiciones que potencian la gestión eficaz a la hora de gestionar un proyecto son las siguientes:

• Designación de impulsores y titulares: Los impulsores son personas que promocionan el proyecto de forma activa y los titulares personas de gran influencia que los avalan.
• Enfoque sistemático: Si bien una metodología implica la gestión del proyecto por si misma deben existir mecanismos que definan y estructuren las tareas del proyecto, así como recojan la información de los procesos, responsabilidades y objetivos derivados de su desarrollo. Cualquier enfoque sistemático debe incluir elementos tan importantes como un resumen general del proyecto y de sus metodología, así como el alcance de cada una de ellas, lista de funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, lista de protocolos a seguir durante el proceso de desarrollo del proyecto, lista de objetivos a alcanzar, consejos y sugerencias para resolver las dudas, etc...
• Cartera de proyectos y prioridades: En ocasiones una misma organización tiene diferentes proyectos abiertos al mismo tiempo lo que les obliga a competir por lo mismos recursos. Por todo ello es preciso establecer prioridades en función de las necesidades de la empresa, beneficios, oportunidades, riesgos, etc.
• Un comienzo firme: El comienzo de un proyecto es crítico para el éxito del mismo ya que se sientan las bases de viabilidad y se crea el entorno de trabajo. Es por ello que el comienzo ha de ser firme y sólido.
• Formación: A parte de la necesidad de que cada miembro del equipo conozca de manera superficial el entorno de la gestión que impulsa el plan, es importante que mejoren sus conocimientos y habilidades lo que propiciará una mayor motivación que facilite el éxito del proyecto. La mejora en formación no implica necesariamente inversiones en cursos sino que también puede darse con la participación activa en proyectos (experiencia).
• Apoyo, consejo y preparación: La empresa ha de implicarse con la gestión de un proyectos, ya que cuanto mayor sea esta implicación, mediante apoyo, consejo y formación, mayor será la eficacia y las posibilidades de éxito.
• Revisiones del proyecto y auditorias: Las revisiones se llevan a cabo para conocer la eficacia en la gestión y el potencial para alcanzar los objetivos. Determinan los puntos fuertes y los puntos mejorables, y permiten analizar y compartir los resultados.
• Informe de beneficios : Se utiliza para comprobar que el beneficio cuantificable que inicialmente se planificó, se ha obtenido al final del proyecto. El problema suele ser el cuantificar conceptos abstractos como la satisfacción del cliente, la motivación o el compromiso. Sin embargo es necesario no obviar esta tarea al final del proyecto para valorar de forma objetiva si la inversión está justificada.

Errores frecuentes en la gestión de un proyecto
Si nuestro objetivo es gestionar el proyecto de manera ágil y eficiente, existen una serie de errores frecuentes en la gestión de los proyectos que conviene evitar:

• Crear un comité o comisión. A priori parece que crea un comité o comisión donde todos los afectados puedan dar su opinión o informarse pueda resultar una buena idea. Sin embargo este tipo de órganos suele eliminar el dinamismo en la toma de decisiones que un proyecto requiere para lograr sus plazos y objetivos. Si este se creara debería hacerse únicamente para ofrecer información y opiniones, pero nunca como órgano de gestión.
• Designar un jefe de proyecto sin autoridad. El jefe del proyecto debe ser no sólo un mero coordinador del trabajo sino que hay que dotarlo de capacidad y potestad para influir en el equipo, tomar decisiones e imponer medidas disciplinarias si fuese necesario.
• Crear un órgano permanente. Este error suele ocurrir mucho en administraciones públicas y empresas muy burocratizadas. Recordemos que un proyecto está limitado en el tiempo, por lo que no tiene sentido crear un órgano permanente asociado. Suele ser un incremento del coste del proyecto innecesario y una vez finalizado el mismo, se queda sin sentido y se le suelen asignar tareas innecesarias y superfluas.
• Montar sistemas complejos. Al contrario de lo que pueda pensarse, la gestión de un proyecto no necesita métodos complejos de planificación y control. Sólo es necesario aplicar los métodos más sencillos que permitan la consecución de los objetivos.

Evaluación de una gestión eficaz
Se considera que una gestión de proyecto ha sido eficaz cuando simultaneamente se cumplen los objetivos y se dan las siguientes condiciones:

• Dentro del tiempo predeterminado.
• Dentro de los costes previstos.
• Con una buena calidad.
• Con el cliente satisfecho y habiendo aceptado el producto.
• Con los mismos objetivos o con una variación mínima de los mismos.
• Con una interferncia mínima con el resto de actividades de la empresa.

Próxima entrada : El puesta en marcha de un proyecto.